Como declarar isenção de impostos para clientes dos EUA

O que você vai aprender

Saiba o que a Klaviyo exige para aprovar solicitações de isenção de impostos para clientes que compram um plano de e-mail.

A Klaviyo cobra imposto sobre vendas em pagamentos por e-mail de clientes dos EUA para cumprir as leis estaduais; no entanto, empresas e organizações que atendem a critérios específicos podem ser isentas de impostos. Os clientes que fornecerem uma indicação válida, precisa e em tempo hábil do seu status de isenção de impostos não pagarão imposto sobre vendas para a Klaviyo.

Quem se qualifica como isento de impostos

As isenções fiscais variam conforme o estado e a jurisdição local, mas geralmente se baseiam em um dos três motivos:

1. ProdutoA Klaviyo é considerada um produto de Software como Serviço (SaaS). Dependendo do estado e da jurisdição em que você estiver, o SaaS pode ou não ser considerado um produto tributável. Assim, a Klaviyo determina se as taxas de assinatura são tributáveis com base nos locais de compra e de uso do produto pelos clientes.
2. Uso pretendido do produtoEssa isenção normalmente se refere a produtos que se destinam a ser revendidos. Essas transações geralmente são isentas de impostos porque o revendedor cobrará imposto sobre vendas quando os itens forem comprados pelo usuário final.
3. Status do compradorAlgumas organizações sem fins lucrativos e agências governamentais não são obrigadas a pagar imposto sobre vendas. As regras de isenção fiscal para essas organizações variam de estado para estado, então verifique as leis locais para saber se você se qualifica. A isenção para a maioria das organizações sem fins lucrativos exige que a compra esteja relacionada à missão filantrópica delas.

Arquivar como isento de impostos

Se você acredita que sua organização é isenta de impostos, você precisará fornecer comprovante por meio de documentação relevante. Essa documentação vai variar de acordo com o estado em que você está, então é importante consultar as leis estaduais (muitas vezes listadas no site do Departamento de Receita do estado) antes de enviar sua solicitação.

Para solicitar a isenção, escaneie e envie por e-mail toda a documentação relevante para [e-mail].

Inclua as seguintes informações no seu e-mail:

• Nome da sua empresa
• Seu endereço de cobrança
• Uma cópia da sua fatura mais recente
• Comprovação válida, precisa e em tempo hábil de que você está isento de imposto sobre vendas no seu local de operação. Isso vai incluir um certificado de isenção de imposto sobre vendas para a jurisdição aplicável:
  • Revendedor qualificado: A Klaviyo aceita certificados de revenda emitidos pelo estado ou certificados de revenda multiestaduais, dependendo das leis do estado em que você faz negócios. Consulte o site do Departamento de Receita do seu estado para ver quais comprovantes são aceitos. As formas de comprovação aceitas podem incluir:
    • Certificados de revenda emitidos pelo estado
    • Certificado uniforme de isenção de imposto sobre vendas e uso/para revenda em várias jurisdições quando permitido pelas regulamentações estaduais
    • Certificado de isenção de imposto sobre vendas simplificado, quando permitido pelas regulamentações estaduais
  • Organização sem fins lucrativos ou órgão governamental: A Klaviyo aceita certificados de isenção com base nas regras de impostos estaduais e locais para a jurisdição aplicável. Consulte o site do Departamento de Receita do seu estado para confirmar se sua entidade é isenta de impostos e qual documentação é necessária para validar sua isenção. As formas de comprovação aceitas podem incluir:
    • Certificados de isenção emitidos pelo estado
    • Carta de Determinação do IRS e/ou Formulário 1023 ou 1024 do IRS, com base nas regulamentações estaduais
    • Certificado simplificado de isenção de imposto sobre vendas quando permitido pelas regulamentações estaduais
    • Qualquer outra documentação necessária para validar o status de qualificação com base nos requisitos estaduais (artigos de incorporação e/ou estatuto social, demonstrativos financeiros e/ou formulário 990, etc.)

Depois de enviar seu pedido de isenção fiscal por e-mail, você pode esperar uma resposta da Klaviyo em 3–5 dias úteis informando se sua solicitação foi aprovada ou recusada com base na completude e precisão das informações que você enviou.

Reembolsos

Cobrança automática

A Klaviyo cobra imposto sobre vendas em qualquer assinatura, upgrade ou outra compra feita, a menos que uma solicitação de isenção de imposto sobre vendas seja enviada e aprovada. Se você enviar a solicitação após a tributação e precisar de um reembolso, fale com nossa equipe de suporte.

Eles fornecerão atualizações sobre o status da sua isenção solicitada e o prazo esperado do seu reembolso; em seguida, reembolsarão o valor do imposto sobre vendas cobrado anteriormente. Os reembolsos normalmente levam até 7 dias úteis para serem processados.

Cobrança manual

Se você é um cliente que é cobrado manualmente e teve imposto sobre vendas cobrado, siga as instruções acima para solicitar uma isenção, mas direcione as informações para [e-mail], e não para nossa equipe de suporte.

Você receberá uma resposta da Klaviyo em 3 a 5 dias úteis sobre se sua solicitação de isenção foi aprovada ou negada com base nas informações enviadas. Em seguida, você receberá um memorando de crédito referente à cobrança de imposto sobre vendas, que será aplicado à sua conta no próximo ciclo de faturamento. Observe que os reembolsos não serão processados para clientes com atividade com cobrança manual.